Maak je bedrijfsplannen (of je to-do lijst) visueel met zakelijk tekenen

Wanneer je een bedrijfsplan of veranderstrategie moet uitwerken, kun je dat op verschillende manieren doen. Je kunt onderzoek laten doen en hier een mooi rapport over schrijven. Je kunt een plan presenteren met een flitsende PowerPoint-presentatie. Je kunt een e-mail sturen waarin je de besluiten meedeelt. Roel Stolvoort, docent in onze opleiding Bedrijfskunde en Leiderschap, pleit echter voor een meer visuele aanpak van dit soort problemen. Hij verzorgt binnen de opleiding een mini-cursus zakelijk tekenen om te laten zien dat communicatie niet altijd geschreven tekst nodig heeft, maar dat jouw boodschap misschien wel meer gebaat is bij een visuele uitdrukking ervan door middel van tekeningen, symbolen of pictogrammen. Je kunt hiermee effectiever zijn en je boodschap kan snel overtuigend worden. Roel is opgeleid als marketeer maar was altijd al creatief bezig. Het zakelijk tekenen – of organisatorisch tekenen, zoals hij het zelf liever noemt – is voor hem de perfecte manier om het economische en het creatieve bij elkaar te brengen. We spreken hem over het nut en de mogelijke toepassingen van zakelijk tekenen, maar geven ook praktische tips voor hoe je zelf de eerste stap kunt zetten naar een meer visuele manier van communiceren.

Wat is zakelijk tekenen eigenlijk?

Zakelijk tekenen is tekenen in een zakelijke, of organisatorische context. Je maakt vraagstukken visueel waar je normaal zou leunen op geschreven tekst. In communicatie gaat het erom dat je effectiever kan worden in datgene wat je wilt bereiken. Tekenen is hier een hele mooie vorm voor.

Wat zou zakelijk tekenen kunnen brengen in communicatie waar verbale of geschreven communicatie vaak stokt?

Dat zit op een aantal lagen. Eén daarvan is dat je met tekenen gedwongen wordt om tot de kern te komen. Wanneer je schrijft en je hebt nog niet alles gezegd, dan schrijf je gewoon een rapport van 90 in plaats van 60 pagina’s. Maar als je te lang door blijft tekenen, is op een gegeven moment alles zwart. Dan zie je niks meer. Daarnaast kan tekenen helpen om beelden van verschillende mensen bij elkaar te brengen. Je wordt gedwongen om met elkaar in gesprek te gaan over wat het belangrijkste is en hoe iedereen daarnaar kijkt. Tot slot is het ook fijn voor het publiek dat uiteindelijk naar de tekening kijkt. Als jij draagvlak wilt creëren voor een plan, kun je een PowerPoint met 1000 sheets over mensen heen storten, of je laat aan de hand van visuals zien wat je bedoelt. Dan spreek je mensen op een andere manier aan.

Ook in gesprekken met anderen kunnen tekeningen zorgen voor een extra dimensie. Wanneer je één op één met elkaar zit te praten, krijg je een andere dynamiek dan wanneer daar ook een blad tussen ligt waar je samen dingen in uittekent. Je krijgt als het ware een soort driehoeksverhouding: jullie twee en het papier. Hierdoor word je makkelijk uitgenodigd om door te vragen; je tekent nu dit, wat bedoel je precies? Door die veranderde dynamiek kunnen andere zaken aan het licht komen.

We hebben nu allemaal voorbeelden uit de zakelijke context. Kun je dit ook in andere sectoren, zoals zorg of onderwijs, toepassen?

Visuele ondersteuning kan in elke sector iets brengen. Ik geef bijvoorbeeld ook veel trainingen voor jeugdzorgmedewerkers. Zorgprofessionals gebruiken dan tekeningen in hun gesprekken met kinderen of cliënten, en onderwijzers kunnen hun lessen extra dimensie geven door afbeeldingen.

We hebben al genoemd dat zakelijk tekenen kan helpen bij de communicatie. Op welke manieren kan dit nog meer relevant zijn voor professionals?

Het mooie is, dat je het in verschillende stadia kunt gebruiken. In een startfase kan het maken van een tekening helpen om ideeën scherp te krijgen. Een tekening dwingt je altijd om tot de kern te komen. Wat wil ik eigenlijk? Wat bedoel ik nu? Wanneer je aan het malen bent en er niet goed uit komt, kan het helderheid voor jezelf verschaffen. In de stap daarna kun je met elkaar toetsen of je hetzelfde bedoelt. Dit kan leiden tot verdieping, je kunt op een laagdrempelige manier feedback ophalen bij elkaar. En uiteindelijk kun je het vertalen naar een plaat die je mee kunt nemen in het besluitvormingsproces, als ondersteuning van je pitch. Tot slot, als het plan akkoord is, kunnen tekeningen ook heel goed helpen om draagvlak te creëren voor een proces omdat je mensen makkelijk mee kunt nemen. Ze voelen zich betrokken en kunnen hun eigen ideeën geven. Je kunt dit zowel individueel als in groepen doen.

Er zijn verschillende manieren om die interactie te bereiken, buiten een PowerPoint of enorme lap tekst. Een muur vol post-its, een verandervraagstuk formuleren als dier, noem het maar op. Wat brengt het zakelijk tekenen voor jou dat die andere vormen laten liggen?

Eén van de voordelen van tekenen is dat je er wat flexibeler in bent. Je kunt echt je eigen ding erin leggen, je eigen vorm eraan geven. Daarnaast denken mensen vaak dat tekenen en schrijven heel ver uit elkaar ligt, maar van de creatieve werkvormen ligt tekenen dichtbij schrijven. Je kunt op een andere manier duidelijk maken wat je wil. Als je bijvoorbeeld een metafoor moet verzinnen voor het verandervraagstuk in de vorm van een dier, kan dat ook wel, maar moet je creatief gezien meer slagen maken. Tekenen brengt ook een andere energie, het activeert. Het is ver genoeg van het letterlijke af om een creatief proces in gang te zetten, maar er nog wel dichtbij genoeg om het voor iedereen toegankelijk te maken. Maar eerlijk: ik kan nu wel een heel pleidooi gaan houden voor het tekenen, uiteindelijk hangt het van je vraagstuk af welke werkvorm het beste bij je past. En ook van je mensen.

We hebben het gehad over hoe je tekenen kunt gebruiken om een probleem te visualiseren. Je gaf eerder aan dat je het tekenen vooral ziet als een communicatiemiddel. Wat kan het tekenen toevoegen in de communicatie met andere mensen?

De communicatie wordt er flexibeler van. Er is nog ruimte voor interpretatie door andere mensen, niet alles staat meteen al vast. Ik zou ‘flexibiliteit’ misschien op een hele andere manier tekenen dan jij, en dit is juist een mooi startpunt voor een gesprek. Daardoor ga je ook weer een andere discussie voeren en krijg je weer nieuwe inzichten. Het nodigt ook uit om niet meteen naar een doel toe te werken, maar om met elkaar te verkennen. Misschien zijn er ogenschijnlijk veel tegenstellingen in ideeën, maar als je daar aan de hand van tekeningen dieper op ingaat, blijken er ook een boel overeenkomsten te zijn.

Wat merk jij bij deelnemers als ze voor het eerst zelf aan de slag gaan?

Er is natuurlijk altijd een beetje spanning, maar ‘ik kan niet tekenen’ ontkracht ik direct. Als je kunt schrijven, kun je tekenen. Een leuk voorbeeld hiervan is UZMO. Als je UZMO kunt schrijven, kun je ook een lampje tekenen. Ik tackle die onzekerheid ook door altijd gewoon snel te beginnen: ik teken en doe mij maar na. Mensen krijgen dan niet de tijd om na te denken of ze het wel kunnen of durven. En als ze dan een paar tekeningen hebben gemaakt, denken ze: ‘verrek, ik kan het ook’.

Als mensen zelf zouden willen beginnen, wat is dan een goede eerste stap om te zetten?

Je moet gewoon doen, doen, doen. Zoek tutorials op online, ga die volgen, maar begin. Google is hierin je beste vriend. Zoek maar eens op Google wat voor afbeeldingen die maken over ‘flexibiliteit’ door het woordje ‘icon’ aan je zoekopdracht toe te voegen. Dan zie je allerlei verschillende invalshoeken. Je moet vooral aanknopingspunten vinden om het te blijven doen, dus zoek ook mensen om je heen zodat jullie elkaar kunnen inspireren. En ook als je een keer geen idee hebt, begin gewoon. Ga vijf minuten met een pen en papier zitten en ga tekenen. En als je na vijf minuten concludeert dat daar niks in zit, verfrommel je het papier en gooi je het weg. Geen man overboord. Mijn laatste tip zou zijn om het niet te ingewikkeld te maken. Met bepaalde basisvormen, pijlen en vlakken kun je al heel snel iets visueel aantrekkelijk maken zonder dat je hiervoor allemaal dingen moet ‘leren’ tekenen.

Tot slot willen we de mensen graag een paar laagdrempelige oefeningen meegeven waar ze mee kunnen oefenen. Heb je suggesties?

Er zijn heel veel manieren om met kleine stapjes te beginnen! Een aantal suggesties:

Teken een keer je eigen to-do lijst.

Probeer in één symbool te tekenen waar je aan het einde van het jaar wilt staan.

Teken je weekendplannen op één A4.

Vraag ChatGPT om elke dag een kleine tekenopdracht van 5 minuten naar je e-mail te sturen.