De vooruitgang voor zijn.

Blog

Verder denken over de ontwikkeling van een organisatie

Incompany_traject

Harry Paul (NVWA), Durk Piet de Vries (Programmamanager AOG School of Management) en Erhan Tanercan (Kerndocent AOG School of Management)

Paardenvlees in de lasagne, illegale antibiotica in kippenvlees, salmonella in de zalm, poepbacteriën in rundvlees: de Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit (NVWA) haalt geregeld de media in de strijd tegen onder meer voedselfraude. Aan het hoofd sinds begin 2013 staat Harry Paul (53), door de wol geverfd als topambtenaar bij een reeks van ministeries. Afgelopen jaar volgden alle leidinggevenden van de NVWA een intensief  incompany opleidingstraject van AOG School of Management. Paul: “Na de fusie wilden we de leidinggevenden op één lijn brengen en op een hoger niveau. Dat was spannend, maar het is gelukt.”

De NVWA is vooral bekend als toezichthouder op het gebied van voedselveiligheid, maar heeft nog veel meer taken. NVWA-inspecteurs houden zich bezig met het toezicht op de veiligheid van tal van producten: vis, planten, bloemen, vlees, rookwaren, speelgoed en nog veel meer. Het agentschap is ontstaan na een reeks van fusies, de grootste in 2012. Die fusies pakten niet allemaal even goed uit. Vanuit de politiek en de media lag het agentschap lange tijd flink onder vuur.

Een grens aan het loslaten van toezicht

Voor Harry Paul was de NVWA in zekere zin een terugkeer naar zijn oude vakgebied. Hij studeerde Plantenziekten in Wageningen waar hij ook promoveerde. Dat de NVWA het moeilijk had vindt hij geen wonder: “Jarenlang is er drastisch bezuinigd op de inspectiediensten, want er moest minder toezicht komen vanuit de overheid en we moesten meer vertrouwen op de bedrijven zelf. Ondertussen behielden we onze taken en dreigden gevallen van fraude uit de hand te lopen. De paardenvleesfraude heeft bewezen dat er een grens zit aan het loslaten van toezicht. Zo kon het niet verder.”

Groen licht voor verbetering

Intern kwam hij ook de nodige problemen tegen. “Door zo hard te bezuinigen hadden we te weinig mensen en was de ondersteuning van de inspecteurs door staf en ICT onvoldoende. Een inspecteur die een kleine slachterij bezoekt, moet meteen kunnen zien wat zijn collega de week ervoor heeft geconstateerd. Heel logisch natuurlijk, maar dat kon dus niet. Onze ICT-systemen en werkprocessen waren niet eenduidig en up-to-date. Inspecteurs werkten vaak op hun eigen manier. De een op een laptop, de ander nog met een bonnenboekje. Als er monsters werden genomen, moest het laboratorium achteraf de coderingen handmatig omzetten. Tel daarbij op dat veel collega’s en leidinggevenden in het kader van het nieuwe werken vanuit huis werkten en elkaar dus nauwelijks zagen, dan begrijp je dat er echt iets moest gebeuren.” In samenwerking met de ministeries EZ en VWS  werd in 2013 een omvangrijk verbeterplan opgesteld en kreeg hij eerder dit jaar groen licht om orde op zaken te stellen. En geld om te doen wat nodig is. “Bezuinigingen die nog niet waren uitgevoerd, zijn ingetrokken, er is een eenmalig bedrag toegekend voor de ICT en we mogen meer mensen aannemen. In totaal gaat het om een ombuiging van enkele tientallen miljoenen euro in vijf jaar tijd. Dat geld hebben we hard nodig om onze taak als toezichthouder goed uit te voeren.”

De visiedocumenten van deelnemers dragen bij aan organisatieverbetering

Een van de problemen die Paul bij zijn aantreden constateerde, was dat de leidinggevenden een op een waren herplaatst zonder te kijken of ze geschikt waren voor die functie. “Daarvoor was er in het fusieproces, wat natuurlijk een soort hogedrukpan is, geen tijd.” Zijn voorganger was daarom al begonnen met een kwaliteitsimpuls. Via een aanbesteding was AOG School of Management begonnen met een intensief opleidingstraject op academisch niveau. Een zwaar programma waar de deelnemers veel tijd en energie in moesten steken. Dat traject is voor de zomer afgerond. Paul: “Ik ben heel positief over de opzet van het programma, de kwaliteit van de docenten en de flexibele houding van AOG School of Management. Dit traject heeft de deelnemers en de organisatie veel opgeleverd. Een groot deel van hen heeft echt leersprongen gemaakt. En dat was ook nodig. We hebben namelijk nogal wat leidinggevenden die inhoudelijk gedreven zijn. En dat is goed, zolang ze zich daartoe niet beperken. Ze moeten ook op organisatieniveau kunnen denken en de maatschappelijke impact van hun werk kunnen inschatten. Ze moeten gevoel hebben voor wat er speelt in de samenleving en in Den Haag. Daaraan is binnen het traject veel aandacht besteed. Daarnaast heeft het ons inhoudelijk ook veel gebracht: alle deelnemers moesten een visiedocument maken over een actueel onderwerp binnen de organisatie. Het liefst buiten hun eigen vakgebied. Die documenten en de bijbehorende ideeën  helpen ons om de organisatie te verbeteren.”

Parels die hebben laten zien wat ze nog meer kunnen

Een aantal deelnemers haakte halverwege af, anderen stegen juist boven zichzelf uit. Paul: “Tijdens de fusie hadden veel leidinggevenden het gevoel dat er niet naar ze werd geluisterd. Ze trokken zich terug op hun eigen terrein. En dat is niet zo raar. Als je bent opgeleid als dierenarts en al vele jaren leiding geeft aan een team van dierenartsen, ben je niet zo geneigd om mee te denken over de ontwikkeling van de organisatie. Ik vond het mooi om te zien hoe een groot deel van de leidinggevenden geïnspireerd door docenten, collega’s en de inhoud van de opleiding echt hebben laten zien wat ze nog meer kunnen.”

Nu het traject is afgerond is het voor zowel de deelnemers als het management een stuk duidelijker hoe iedereen ervoor staat. Paul: “De komende tijd gaan we tijdens een interne vlootschouw onderzoeken met wie we verder willen gaan als leidinggevende. Wie zit lekker in zijn vel en wie niet? Wie wil zich ontwikkelen tot leidinggevende van de toekomst en wie is eigenlijk gelukkiger als inspecteur of keurmeester? Daarover gaan we met elkaar in gesprek. Daarnaast ben ik bezig met het opzetten van een management development programma om potentials de kans te geven zich verder te ontwikkelen. Door het afgeronde ontwikkeltraject is een aantal parels boven komen drijven.”

Vervolgstappen die de totale organisatie verder brengen

De volgende stap is het verder brengen van de totale organisatie. Paul: “We zijn nu bezig om de ICT-ondersteuning en de werkprocessen te optimaliseren. Daarnaast vind ik dat teams elkaar toch zeker eens in de veertien dagen moeten zien. Zo leren ze beter samen te werken en kunnen ze slimme ideeën en waardevolle ervaringen delen. We gaan de teams daarom verkleinen en meer regionaal werken. Wel vanuit huis, maar met meer ondersteuning, coaching en intervisie. Die stappen kunnen we zetten dankzij de extra financiële middelen die het kabinet ons heeft toegezegd. De leidinggevenden moeten de overgang naar deze nieuwe manier van werken begeleiden. Daartoe zijn ze nu veel beter in staat.”

Die aanpak werkt, blijkt uit de media: de laatste tijd slaagt de NVWA er steeds vaker in om fraudegevallen op tijd boven water te krijgen en erger te voorkomen. Het aantal strafzaken dat de NVWA op dit gebied afrondt is toegenomen en wordt er strenger opgetreden bij geconstateerde overtredingen.  Zoals sommige media het noemen: toezichthouder NVWA laat de tanden zien. Paul: “We zijn volop aan het veranderen en dat is goed. Daardoor krijgen de mensen weer de kans om het werk te doen waarvoor ze zijn aangenomen.”

Dit bericht is een bijdrage van Marjan Brouwers.

Op de hoogte gehouden worden?

Elke maand sturen we nieuw gepubliceerde kennisartikelen, houden we je op de hoogte van nieuwe opleidingen en geven we af en toe korting op evenementen.