Voor veel mensen is het een feestelijk moment: de dag dat ze beginnen aan hun nieuwe functie als leidinggevende van de afdeling. Wat sommige managers echter liever niet toegeven is dat ze opzien tegen de financiële kant van hun nieuwe werk. Opeens zijn ze budgetverantwoordelijke en krijgen ze van financiële specialisten allerlei onbegrijpelijk jargon over zich uitgestort. Wat is dan wijsheid? Rob Vinke, kerndocent leergang Leiderschap in Management en docent Bedrijfskunde en Leiderschap, neemt de zorgen van managers met cijfervrees weg. “Stel de kritische vragen en ga op zoek naar het verhaal achter de cijfers.”

Weten waar je verantwoordelijk voor bent en kritische vragen stellen

“Het begint allemaal met de vraag waar je als manager verantwoordelijk voor bent: het proces waarover je verantwoording moet afleggen. Het budget dat je hiervoor hebt, is genormeerd, waarbij over het algemeen wordt uitgegaan van een ideaal proces. Hoe verder je afdwaalt van het ideale proces, hoe minder je toekomt met je geld. Om binnen je budget te kunnen blijven, moet je inzicht hebben in het proces, in de normen die gelden en de kosten die je maakt. En vaak merk je dan dat je niet altijd invloed hebt op al die zaken. In je begroting moet je daar al rekening mee houden. En ook met het feit dat je niet de enige bent met een begroting: je moet met goede argumenten komen om je begroting goedgekeurd te krijgen. Daarvoor heb je inzicht nodig: in hoe zaken samenhangen, maar vooral in het verhaal achter de cijfers. Een zware opleiding financieel management heb je daarvoor niet nodig: je komt een heel eind met je gezonde verstand, kennis van een aantal financiële basisbegrippen en door de juiste, kritische vragen te stellen.”

“Het gaat er dus om dat je inzicht krijgt in wat er in je organisatie gebeurt en waarom. Hoe wordt er bijvoorbeeld gebudgetteerd? Een budget is niets anders dan een goedgekeurde begroting, waarvan je al op voorhand weet dat je ervan gaat afwijken. Zelfs als je heel precies kunt omschrijven wat je gaat doen, hoeveel mensen je ervoor nodig hebt en wat de kosten zijn, haalt je budget de startstreep niet eens. Je stapt de deur uit en de wereld is alweer veranderd. Je moet dus steeds alert zijn op je proces. Wat kan slimmer? Wat is de aanname achter een geplande uitgave? Welke maatregelen kun je nemen om toch binnen budget te blijven? Wat zijn goede argumenten om te vragen of je budget verhoogd kan worden? Laat merken dat je weet waar je het over hebt en wees niet bang om door te vragen.”

Check de aannames achter de cijfers

“Kosten zijn het gevolg van jouw acties. Als verantwoordelijke voor HR, Marketing, Sales of ICT wil je iets bereiken en daarvoor moet je kosten maken. Kijk niet eerst naar de cijfers, maar vraag je mensen wat ze ermee bedoelen en waarop ze de cijfers hebben gebaseerd. Dan krijg je het inzicht en het zelfvertrouwen om gefundeerde beslissingen te nemen. En dan hoeven al die cijfers je geen angstzweet meer te bezorgen.”

0 antwoorden

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *