De vooruitgang voor zijn.

Jacqueline Hospers - AOG - Incompany

5 stappen om complexe situaties de baas te zijn

Als manager ben je aangenomen om problemen op te lossen. Dat is een van de belangrijkste taken die je hebt. Simpele problemen kun je snel en effectief vanuit jouw kennis en ervaring oplossen. Mensen zullen blij zijn met jouw daadkracht. Pas je echter dezelfde daadkracht toe op complexe problemen, dan kan het je eerder weghouden van een oplossing, dan je ernaar toe brengen. Hoe komt dat? En wat kun je anders doen in het omgaan met complexe problemen? Hierover gaat dit artikel en krijg je 5 essentiële stappen.

Wat is een complex probleem?

Dat is een situatie die een tegenstelling in zich heeft, die wat paradoxaal van aard is, waardoor kiezen eerder verlies dan winst oplevert. Je komt er niet met ‘platslaan’ en ‘fixen’. Als je een van de twee kanten kiest en de andere kant vergeet, dan bereik je een suboptimale oplossing. Bijvoorbeeld: je wilt je team meer zelfsturende taken geven en tegelijkertijd is er net zoveel behoefte aan jouw sturing. Helemaal loslaten gaat hem niet worden en volledig sturen ook niet.

En bovendien: ga je meer sturen, dan vragen ze om losgelaten te worden en als je te veel loslaat, dan roepen ze om sturing. Je komt er niet uit. Erger nog: je komt er nooit uit. En een middenweg is een smakeloos compromis waar niemand blij mee is. Oplossend vermogen gaat in deze situaties om het te kunnen uithouden in deze paradox. Te leren leven met onduidelijkheid. Het doet een beroep op je rationele en intuïtieve kant. Je ratio wil het oplossen. Je intuïtie zegt dat je het ruimte moet geven.

Hieronder lees je 5 stappen waarmee je zowel een beroep doet op je ratio en je intuïtie waardoor je makkelijker kunt omgaan met ongemakkelijke situaties.

Stap 1: Blijf uit de reflex het op te lossen

Stel je hebt gedoe in je team omdat iemand nooit zegt wat ze wil, maar wel non verbaal laat zien wat ze ervan vindt. Als je vraagt wat ze ervan vindt, dan zegt ze niets. Ze heeft ook nog ruzie met een andere collega. In de kern zijn er twee mogelijkheden om hiermee om te gaan: vaseline op je rug en het laten, of er in duiken en dit uit de weg ruimen.

Stel je wilt het laatste, omdat voor jou de maat vol is omdat het de sfeer op de werkvloer verpest. Zodra je merkt dat je zelf hard gaat werken en nadenken en wakker liggen hoe je dit gaat oplossen: STOP! Jij hoeft het niet te fixen. Je kunt het niet even fixen. Voordat je het weet is het jouw probleem. Maar niets doen is ook geen optie, namelijk stap 2.

Stap 2: Vertel wat de situatie met je doet

Je bent op je handen gaan zitten en gaat het niet fixen. Maar wat nu? Je vertelt wat de situatie met jou doet. Wat je ziet gebeuren heeft effect op jou. Dat is wat je kunt delen en wat voor verbinding zorgt. Als je dat moeilijk vindt, gebruik dan deze (of een soortgelijke) zinnen: ‘Ik zie dat jullie niet meer met elkaar praten (feitelijke waarneming). Als jullie geen contact met elkaar hebben, dan voel ik me onzeker worden (wat voor gevoel het bij jou oproept), omdat ik me verantwoordelijk voel voor de sfeer. Ik vind het belangrijk dat we samen sterk staan voor onze klanten en ik wil dat iedereen zich prettig voelt (hier zit iets van jouw behoefte, of jouw waarden en normen in). Voelen jullie je prettig zoals de situatie nu is?” Antwoorden ze dan ‘nee’ is dan vraag je vervolgens aan hen wat zij denken dat er nodig is, of wat voor hen zou kunnen werken. En dan komt stap 3.

Omgaan met toegenomen complexiteit, diversiteit en dynamiek

In de masterclass Paradoxaal Leiderschap leer je effectief omgaan met de spanningsvelden in jezelf, je team en je organisatie. Download voor meer informatie de brochure.

Stap 3. Als het ingewikkeld is, houd het zo

Wat ik daarmee bedoel is dat het nou eenmaal is, zoals het is. Dooddoeners als: ‘ach maak je niet zo druk’, of ‘morgen schijnt de zon weer’, of ‘nou, we hebben het er niet meer over’, of ‘als jullie dit nou even samen gaan oplossen’ kunnen killing zijn. Ik zeg niet dat je niet positief kunt blijven. Je mag ook gewoon nog jezelf zijn als je altijd overal de zonnige kant van inziet.

En tegelijkertijd doet het versimpelen geen recht aan de situatie zoals die is. Als het ingewikkeld is, dan is het ingewikkeld. Alle pogingen om meteen eraan te sleutelen doen het geen recht en hebben de kans in zich dat je verder van een oplossing af drijft. Je raakt namelijk niet de kern. Je kunt dus veel beter zeggen en toegeven dat het ingewikkeld is. Dat is best lastig. Je bent aangenomen om problemen te fixen. Problemen zijn er om opgelost te worden, niet om te blijven bestaan.

Complexe situaties moeten dus ook weg. Maar juist als je effectief wilt zijn in complexe situaties is het zaak om het complex te laten zijn. Dat vraagt iets van je mindset. Die moet je trainen. Trainen om ongemak te kunnen laten bestaan en het zelfs in eerste instantie iets groter te maken. Dit is paradoxaal. Dus om een probleem weg te werken, moet je het eerst groter maken? Ja, precies. Met stap 4 ga je alle uitersten verkennen en waar nodig uitvergroten.

Stap 4 de uitersten verkennen.

Ik noem dat ‘duik in de uitersten’. In plaats van te sussen, of de overeenkomsten te zoeken, ga je juist de uithoeken opzoeken. Welke twee uitersten willen hier in de kern bij elkaar komen? Spanning in teams, situaties of in jezelf komen bijna altijd voort uit de wens om twee dingen met elkaar in verbinding te brengen. In dit geval kan het gaan om de behoefte van de medewerker om gezien en gewaardeerd te worden en jouw behoefte dat iemand gewoon zijn werk doet. Het is een situatie die altijd blijft bestaan: de spanning tussen we wens van de medewerker en de wens van de leidinggevende of werkgever. Je bent dus eigenlijk je continu aan het koorddansen tussen deze twee uitersten. Je verhoudt je tot deze twee polen en probeert ze te verzoenen.

Dat is overigens heel wat anders dan een compromis bereiken. Een compromis is water bij de wijn doen. Compromis is vaak vlees noch vis en dus mis. Werken met tegenstellingen is werken aan een en-enoplossing, die beide kanten volledig intact houdt. Dus je probeert erachter te komen wat wil zich hier verzoenen? Waar gaat het echt over? Veel gedoe komt omdat we een oordeel ergens over hebben. We bestempelen wat iemand doet of nalaat als ongewenst, ongepast, of verkeerd. Omdat het niet past bij hoe jij het ziet, of wat jij denkt dat een waarheid is plaats je het in de hoek van ongewenst. Ga op onderzoek uit wat die uitersten zijn van de situatie die voor je ligt en naar welke kant jij en de ander wellicht doorslaan.

Stap 5 Van irritant naar interessant

Bij irritante zaken willen we graag weglopen. Interessante zaken willen we behouden. Probeer eens het volgende: denk voortaan bij iets dat je irritant vindt: ‘hé, dat is interessant’ en je hebt misschien meteen de neiging om erbij te blijven. Erbij blijven is vaak de uitdaging bij complexe zaken. Alleen als je erbij blijft kun je de uitersten verzoenen en het probleem echt oplossen.

Let maar eens op hoe vaak je anderen of jezelf misschien ziet weglopen als het lastig wordt. Je hebt nu een aantal stappen gekregen waardoor dat niet meer hoeft.

Je bent een krachtig leider als je in lastige situaties:

  • uit de reflex kunt blijven om ze op te willen lossen
  • kunt vertellen wat de situatie met je doet
  • het lastig te laten en je daar comfortabel bij te voelen
  • de uitersten kunt verkennen
  • van irritant naar interessant denkt
Jacqueline Hospers - AOG - Incompany

Over Jacqueline Hospers

Jacqueline Hospers is oprichter van de School voor Liefdevol Leidinggeven, de plek waar ratio en gevoel samenkomen. Ze is gefascineerd door het mechanisme dat we maar een deel van onszelf inzetten en daardoor eenzijdig kiezen. Als situaties complexer worden, kom je er niet meer met je ratio alleen. Ze schreef hierover het boek “Liefdevol Leidinggeven, omgaan met complexe situaties”.

Op de hoogte gehouden worden?

Elke maand sturen we nieuw gepubliceerde kennisartikelen en houden we je op de hoogte van (gratis) inspiratiesessies en relevante informatie over onze academische opleidingen.