Rijp voor Regie

Ciska Bakema MFM

De facilitaire regieorganisatie kent vele verschijningsvormen en definities. Alumna Ciska Bakema MFM, Plv. directeur ondersteunende diensten / hoofd uitvoering bij de Hanzehogeschool Groningen, onderzocht voor haar scriptie Master of Facility Management en vastgoed onder andere de  situationele factoren die voorwaardelijk zijn bij de keuze voor de facilitaire regieorganisatie bij de onderwijsbranches MBO, HBO en WO.

Naast de externe en interne factoren die vanuit de literatuur worden toegekend en van toepassing zijn voor de facilitaire regieorganisatie in de onderwijsbranches namelijk:  omvang,  complexiteit,  mate van volwassenheid, efficiency en performance in control, effectiviteit in control, strategisch commitment en nieuwe rollen en posities, gaf Ciska in haar verslag een verdiepend inzicht en aanvulling richting de dagelijkse praktijk van de facilitaire regieorganisatie in het MBO, HBO en WO onderwijs.

Professionalisering van de opdrachtgever

De externe en interne situationele factoren zijn binnen het onderwijs volop aanwezig en worden door de onderzochte onderwijsorganisaties ook allemaal erkend en ervaren. De verschillen tussen de aanwezigheid van de externe situationele factoren bij de verschillende onderwijsbranches zijn nihil, de verschillen tussen de aanwezigheid van de interne situationele factoren bij de verschillende onderwijsbranches is beperkt. De hoedanigheid van de interne situationele factoren verschilt wel per individuele onderwijsinstelling. Met de aanvulling van ‘professionalisering van de opdrachtgever’ als onderdeel van de externe situationele factor economische ontwikkeling is het overzicht compleet.

Vanuit mijn optiek kan bovenstaande nog verder worden aangescherpt. Gedurende het onderzoek is mij een aantal zaken opgevallen, zaken die eerder in mijn eigen praktijksituatie ook een rol hebben gespeeld.

Kenmerken

Tijdens de interviews bleek dat ondanks de definitie iedere organisatie haar eigen interpretatie van de facilitaire regieorganisatie heeft. In grote lijnen komen alle geschetste rollen en kenmerken voor, echter geeft men ook wel aan dat in de praktijk de harde rollenscheiding niet altijd wordt doorgevoerd. Opgevallen is:

• In alle onderzochte organisaties komen operationeel klantenmanagement, operationeel contractmanagement en aansturing van de interne uitvoeringsorganisatie bij elkaar in de functie van locatiemanagers. De organisaties kiezen hier bewust voor en geven aan hier groot belang aan te hechten, met het oog op het goed kunnen ‘aanvoelen’ wat de lokale behoeftes van customers en consumers zijn. Dit wordt dus belangrijker geacht dan strikte rollenscheiding.
• De rol van strategisch klantenmanager wordt in een aantal gevallen (HW, ROC van Twente, RUG, HvA/UvA) door MT-leden opgepakt. Als reden hiervoor wordt opgegeven dat de regieorganisatie op deze manier directer in contact staat met customers en besluitvorming sneller kan.
• Alle geïnterviewden geven aan dat sourcingbeslissingen worden genomen op grond van kwaliteit, kosten, flexibiliteit en de invloed op het primaire proces. De inbestede dienstverlening wordt in alle gevallen wel beschouwd als interne leverancier, maar in geen van de gevallen liggen hier ook ‘ interne’ contracten aan ten grondslag.
• Het woord regie viel tijdens de interviews snel. Niet alleen om de organisatie volgens de gehanteerde definitie te duiden, maar ook als er alleen werd gesproken over bijvoorbeeld outsourcen of alleen contractmanagement. Dit geeft toch op zijn minst het vermoeden dat regie als term makkelijk wordt gehanteerd en als term neigt naar hype. Twee geïnterviewden signaleerden ook de neiging naar hype. Wanneer echter naar de ontwikkelingen van facilitaire regie volgens de gehanteerde definitie wordt gekeken, is er wel degelijk sprake van een trend.

Bovenstaande geeft aan dat de zuivere definitie van facilitaire regieorganisatie in de praktijk barsten vertoond. De onderzochte instellingen hebben aangegeven bewust voor de ‘afwijking’ te kiezen, omdat dit volgens hen het succes van regie versterkt. Ofwel: wat in theorie waterdicht lijkt te zijn, blijkt in de praktijk toch niet helemaal zo te werken. Andersom geredeneerd: ook variaties op de theorie worden als passend ervaren. Aandachtspunt is terminologie: regie is niet hetzelfde als facilitaire regieorganisatie. De eerste lijkt een hype, de laatste een trend.

Dit bericht is een bijdrage van Ciska Bakema MFM. Ciska Bakema is alumna van de Master Facility Management en Vastgoed.