Masterclass ‘Wendbaarheid’ maakt blinde vlekken zichtbaar

“De voorgeschiedenis van een organisatie dóet ertoe”

Stiana is teamleider Advies & Services, een afdeling die bestaat uit vier clusters, waaronder communicatie, informatievoorziening en -regie. Met een groep van veertig medewerkers zorgt zij – kortgezegd – voor verbindingen. Zodat burgers die met het klantcontactcentrum bellen bijvoorbeeld snel geïnformeerd worden over de status van hun bouwvergunning. Leren en ontwikkelen zijn belangrijk voor Stiana. Na haar studie toegepaste communicatiewetenschappen en een master journalistiek volgde ze diverse trajecten, onder meer op het gebied van management, advisering en bedrijfsvoering. Haar werkgever stimuleert haar daarin. Stiana: “Gemeente Coevorden geeft ruimte aan ontwikkeling voor medewerkers. Als je ambities hebt, dan kom je verder.”

Geschiedenis en journalistiek verbinden

Er was voor Stiana geen directe aanleiding om de masterclass Wendbaarheid in Innovatie en Verandering te gaan volgen. Ze liep niet vast op haar werk. Stiana: “Ik vind het altijd leuk om opleidingen te doen en was op zoek naar iets op het gebied van verandering. In deze masterclass kwamen dingen die ik interessant vind samen. Ik ben een echte fan van geschiedenis en natuurlijk ook van journalistiek. In de masterclass ga je mensen interviewen en kijk je naar de psychologische kant van het veranderingsbeeld van een organisatie. Dat sprak me aan.”

Even doorbijten

Hoe pakte dat uit? Stiana: “De theorie was soms even doorbijten, maar docent Rik Peters plaatste die heel goed in de praktijk. Zijn praktijkervaring was een dikke plus!” De masterclass werkt toe naar het schrijven van de zogenaamde leergeschiedenis van een organisatie. De gedachte daarachter is dat het schrijven daarvan een impuls geeft aan het lerend vermogen. Er zit veel kennis in de hoofden van medewerkers en als je die opschrijft, kun je die breder delen. Bovendien legt het fouten en pijn bloot. Niet altijd makkelijk, wel helpend bij het vormgeven van de organisatie van de toekomst.

Stiana schreef de leergeschiedenis van de gemeente Coevorden met de nadruk op het online bewustzijn in haar organisatie. Stiana: “We merken soms dat mensen de systemen niet goed gebruiken en dat veranderingstrajecten nog wel eens vertraging oplopen door medewerkers die in de weerstand gaan zitten. Daarom heb ik de geschiedenis sinds 1980 in kaart gebracht. In die tijd werd een paspoort nog met de hand geschreven en we hebben dus enorme stappen gemaakt. Mijn geschiedenis bij de gemeente begint pas in 2008. Ik heb niets meegemaakt van die periode daarvoor. Die heb ik als vanzelfsprekend aangenomen. Door het schrijven van de leergeschiedenis vielen bij mij de schellen van de ogen. Want niet iedereen stapt zo makkelijk heen over wat er in het verleden is gebeurd. En voor sommige medewerkers is het gat tussen vroeger en nu gewoon te groot. Zij komen dan niet meer mee.”

Blinde vlekken zichtbaar maken

Wat Stiana leerde, was dat de voorgeschiedenis van een organisatie er echt toe doet. “Je kunt daar niet overheen stappen”, zegt ze. “Met de leergeschiedenis maak je inzichtelijk welke mentale modellen er zijn in je organisatie. Je reflecteert op wat er is gebeurd en op wat er niet is gezien. Het zijn juist díe dingen die je in de weg zitten in veranderingstrajecten. Dat heb ik als projectleider zelf meegemaakt. In een project zitten altijd mensen in de weerstand. Mijn natuurlijke neiging was dan om hen aan te sporen, maar dat werkt natuurlijk niet. De leergeschiedenis legt de blinde vlekken van je organisatie bloot. En als je die eenmaal ziet, dan kun je ermee aan de slag.”

Stiana presenteerde haar bevindingen en aanbevelingen aan haar projectgroep Online Dienstverlening. Stiana: “Op zich was het al grappig om mijn inzichten te presenteren aan een groep mensen die heel digitaal minded zijn. Die hebben niet van nature aansluiting bij mensen die dat veel minder zijn. Maar het helpt al om aan hen duidelijk te maken dat dat nu eenmaal zo is en hoe dat verandering in de weg kan zitten. Dan kun je er tenminste iets aan doen.”

Ze kijkt met plezier terug op haar deelname aan de masterclass en raadt anderen aan om ook met de leergeschiedenis van hun organisatie aan de slag te gaan. Stiana: ”Als je het gevoel krijgt van ‘kom op jongens, wat een gezeur!, vraag je dan af wat deze weerstand veroorzaakt. Het helpt dan om met een afstandje te kijken naar jezelf en naar je organisatie en je leergeschiedenis op te schrijven. Ontdek je blinde vlekken en doe er iets aan.”