5 redenen om verhalen op te halen in je organisatie

#1 Verhalen helpen je om strategische en tactische keuzes te maken

Om duurzaam veranderingen in organisaties te realiseren, is vaak een cultuuromslag nodig: alleen een andere manier van denken leidt ook écht tot ander gedrag. Daarvoor is het essentieel om helder te krijgen welke opvattingen en daarbij behorende gedragspatronen er binnen organisaties (veelal onbewust) bestaan. Deze informatie is niet terug te vinden in cijfers en statistieken uit vragenlijstjes. Ook helpt het niet om mensen in hokjes of persona’s te stoppen, daarvoor is de menselijke natuur te veelzijdig. Maar hoe weet je dan aan welke knoppen je kunt draaien om veranderingen in gang te zetten en vooruitgang te boeken?

Door het ophalen, delen en duiden van verhalen krijg je een meervoudig perspectief op zaken, waaraan je samen betekenis kunt geven. Patronen worden naar boven gehaald, waardoor inzichtelijk wordt wat er speelt. Die inzichten kunnen worden benut om keuzes te maken om daarmee veranderingen in gang te zetten. De constructieve patronen wil je versterken, de ineffectieve doorbreken.

#2 Verhalen verhelderen het gemeenschappelijk doel

Verandertrajecten streven vaak een vrij abstract doel na. Iedereen heeft er waarschijnlijk zijn of haar eigen beeld bij. Zo wilde Mondriaan een beweging in gang zetten gericht op zelforganisatie. Maar wat wordt precies bedoeld met zelforganisatie?

Als onderdeel van het opleidingstraject werden medewerkers uitgenodigd hun ervaringsverhalen rondom zelforganisatie te delen via een portal. Wat vinden ze er van? In hoeverre zien of nemen ze al zelforganiserende initiatieven? Met behulp van een softwaretool is het mogelijk om de rode draad en relevante patronen in deze ervaringsverhalen te ontdekken. Door deze te bespreken en te duiden hebben de mensen binnen Mondriaan daar samen met AOG docenten betekenis aan gegeven. Zo werden zij als medewerkers actief betrokken om patronen te vertalen naar conclusies en vervolgstappen.

Door deze kennis en ervaringen eerst gezamenlijk onder de loep te nemen, ontstond een gedeeld referentiekader en konden er gedragen besluiten genomen worden. Het resulteerde in ‘Zelforganisatie op z’n Mondriaans’. Niet top-down bepaald, maar samen vormgegeven. Ook de aanpak was geen ‘implementatie’ of vastomlijnd stappenplan. Teams en stafleden werden uitgenodigd om samen te verkennen welke regelruimte zij wilden; welke besluiten en activiteiten zij graag zelf wilden oppakken. Denk aan het roosteren of aannemen van nieuwe teamleden. Eén van de doelen van de narratieve methode is ook het op gang brengen van een dialoog over relevante issues met en tussen betrokkenen. Waardoor je het persoonlijke én het onderlinge begrip vergroot.

AOG en Van Mourik zijn er met deze aanpak in geslaagd om kwalitatief rijke informatie te verzamelen over wat de Mondriaan deelnemers onder zelforganisatie verstaan. Daarnaast leverde het informatie op over welke patronen zelforganisatie bevorderden en welke juist belemmerend werkten.

#3 Een verhaal zegt meer dan kille cijfers

Traditionele manieren om te onderzoeken wat er in een organisatie leeft, zijn het uitzetten van enquêtes of het houden van tevredenheidsonderzoeken. Dergelijke onderzoeken leveren veel data op, maar wat zeggen die kille cijfers en percentages? Wat betekent het dat de tevredenheid een half punt is gedaald of gestegen? Grootschalig narratief onderzoek is juist een waardevolle toevoeging; een manier om te reflecteren en te leren. Verhalen zijn nooit goed of fout, maar geven aan welke patronen er bestaan. Percentages dienen niet om te laten zien of iets is verbeterd of verslechterd, maar hoe dominant een bepaald patroon is. Zo ontdek je bijvoorbeeld of een bepaald patroon bij de cultuur van het bedrijf hoort of juist maar weinig voorkomt. Door dit narratieve onderzoek jaarlijks te herhalen zie je bovendien wat er verandert en kun je als directie of bestuur conclusies trekken en verdere stappen zetten.

#4 Verhalen helpen de kloof tussen de leefwereld en de systeemwereld overbruggen

Verhalen geven ook een inkijkje in de leefwereld van mensen: de dagelijkse omgeving waarin zij elkaar ontmoeten, vriendschappen sluiten, gesprekken voeren als gelijken op basis van argumenten en zonder macht. In veel organisaties ervaren mensen een kloof tussen hun eigen leefwereld en de systeemwereld van hun werk, waarin ze moeten voldoen aan allerlei regels, procedures en eisen. Het wordt echter steeds duidelijker dat in veel organisaties de systeemwereld in grote mate de verbinding met de leefwereld begint te verliezen. Daardoor heeft het top-down implementeren van  verandering vaak minder impact dan gewenst. Met behulp van verhalen kun je boven water halen waar dit aan ligt. Door ervaringsverhalen te delen en te duiden kun je ontdekken waarom er een kloof bestaat en hoe deze kan worden overbrugd.

#5 Een narratief onderzoek leidt tot betrokkenheid, dialoog en helpen je de voortgang monitoren

De ervaring bij Mondriaan leert dat mensen het heel prettig en stimulerend vinden om hun verhaal te kunnen delen. Ze voelen zich gehoord. In het proces van verhalen ophalen kan, desgewenst, iedereen in de organisatie betrokken worden. Mensen worden uitgenodigd om hun verhaal op te schrijven als in een dagboek. Ze kunnen hun verhaal ook vertellen aan iemand in de organisatie die ze vertrouwen. Verhalen zijn altijd anoniem: het gaat er niet om wie ze vertelt, maar om de inhoud ervan en de patronen die je eruit kunt distilleren. Vervolgens worden de verhalen geanonimiseerd en in kleine groepen besproken, er ontstaan gesprekken over de betekenis voor de organisatie. Deze lerende gesprekken leiden weer tot nieuwe inzichten, soms ook tot oplossingen die niemand van tevoren had kunnen bedenken.

Aan de hand van de inzichten uit het narratief onderzoek kon men bij Mondriaan de koers tussentijds bijsturen en beleidsbeslissingen kwalitatief en kwantitatief onderbouwen. Alle betrokkenen waren blij met de beschouwing die het onderzoek opleverde en de positieve trend die gedurende het incompany traject zichtbaar werd. Eind van dit jaar zullen opnieuw verhalen worden opgehaald om na te gaan of de zelforganiserende beweging nog verder is toegenomen.