Leiderschap van de programmamanager

Programmamanagement kan veel bijdragen aan de behoefte van organisaties en bedrijven om steeds wendbaarder te worden en steeds meer te werken vanuit de specifieke opgaven dan vanuit bestaande organisatiestructuren. De statische dynamiek die de traditionele (lijn-) organisaties kennen voldoet immers vaak niet aan het tempo van ontwikkelingen en veranderingen in de samenleving of de markt. En veel opgaven vragen samenwerking met andere organisaties en dus een aparte sturing van die (tijdelijke) samenwerking. Programmamanagement biedt nieuwe taal, nieuwe sturingsconcepten en nieuwe methodieken voor deze aanpak. Over de methodische kant van het vak is zo langzamerhand veel geschreven en daarmee is een stevige kennisbasis voor dit relatieve nieuwe vak ontstaan. Over wat allemaal komt kijken bij het leiding geven aan een complex programma is nog veel minder gepubliceerd. Met het boek “Leiderschap van de  programmamanager” wordt die lacune gevuld en staat de specifieke leiderschapsrol van de programmamanager centraal.

Mijn ervaring als begeleider van een groot aantal programma’s sterkt me in de overtuiging dat de rol van de programmamanager  en de manier waarop hij zijn eigen leiderschap inzet vaak een belangrijke rol speelt in het al dan niet succesvol zijn van het programma. Persoonlijk leiderschap overigens niet alleen van de programmamanager, maar in beginsel van alle spelers in een programma. Alleen heeft de programmamanager een specifieke verantwoordelijkheid. Hij geeft leiding aan een aanpak waarin vaak een groot aantal stakeholders in allerlei rollen in een complex proces hun beste beentje moeten bijzetten om te werken aan de programmadoelen. Dat betekent een grote verantwoordelijkheid, zeker als je ziet dat veel programma’s gericht zijn op het realiseren van belangrijke maatschappelijke en organisatorische veranderingen. En dat de formele positie van de programmamanager vaak beperkt is.

Omgaan met thema’s als moed, verbinden van belangen, macht en gezag, bouwen van vertrouwen en integriteit

“Leiderschap van de programmamanager” beschrijft wat dit vraagt van de programmamanager en hoe hij omgaat met thema’s als ‘moed’, ‘het verbinden van belangen’, ‘macht en gezag’, ‘bouwen van vertrouwen’, ‘integriteit’ en dergelijke. Het is geschreven om de programmamanager aan het denken te zetten over al deze facetten van zijn vak en biedt daarom een groot aantal reflectie-instrumenten en –vragen en dus handvaten om het eigen acteren en functioneren steeds weer tegen het licht te houden.

Kunst om te reflecteren op eigen acteren belangrijke basis voor leiderschap

De kunst om steeds te reflecteren op je eigen acteren is naar mijn overtuiging sowieso een belangrijke basis voor leiderschap. Een programma is een continue leerschool. Elke dag doen zich situaties voor die een appѐl doen op je wijze van functioneren. Je ontwikkelt je elke dag, als je er tenminste met aandacht bij stilstaat. Houd je je aan hetgeen je met jezelf hebt afgesproken? Wanneer staat dat onder druk en hoe ga je daarmee om? Wanneer ben je het meest effectief en wanneer ook juist niet? Het vraagt dat je je bewust bent van wat er om je heen gebeurt, jezelf afvraagt hoe je daar naar kijkt en reflecteert op hoe je in specifieke situaties handelt. De kunst is die reflectie bewust in te bouwen in je gedrag. Steeds wisselen van dansvloer en balkon dus zoals Heifetz, Grashow en Linsky  het mooi formuleren:

‘Getting off the dance floor and onto the balcony is a powerful way to do this. It enables you to gain some distance, to watch yourself as well as others while you are in the action, and to see patterns in what is happening that are hard to observe if you are stuck at the ground-floor level.’

Het bewust creëren van vertraging om daarna te versnellen dus. De succesvolle programmamanager bouwt deze reflectie op verschillende manieren structureel in in zijn manier van werken. En niet alleen voor zichzelf, maar ook voor zijn team. Door in zijn eigen agenda ruimte te houden, door regelmatig ‘eilanden van reflectie’  in de bouwen voor het programma. Door te investeren in een review van het programma, waarbij anderen een spiegel voorhouden over wat goed gaat en wat beter kan.

De effectieve programmamanager creëert een lerende cultuur

De  succesvolle programmamanager kent zich zelf. Hij heeft zicht op zijn voorkeursgedrag en patronen, op zijn sterke kanten, valkuilen en ontwikkelpunten. Maar net zo goed op de schaduw van zijn gedag en in welke situaties hij dit valkuilgedrag laat zien. Daarmee weet hij ook wanneer hij hulp moet vragen of taken beleggen bij anderen omdat hij voor een bepaalde taak of rol niet de kwaliteiten hebt die noodzakelijk zijn. Hierbij hoort ook dat hij verantwoordelijkheid meent voor alle kanten van zijn gedrag, dus ook voor de minder mooie kanten ervan. En in aansluiting wat hij al weet is voor hem of haar verder leren en ontwikkelen een belangrijk uitgangspunt. Een houding die hij ook uitstraalt naar de mensen in het programma, bijvoorbeeld het programmateam. Daarmee creëert de effectieve programmamanager een lerende cultuur, waarin steeds beter worden een uitdaging en een vanzelfsprekendheid is.

Werken vanuit een eigen visie

Dat is extra noodzakelijk omdat programma’s zelden langs mooie vooraf bepaalde prachtig geasfalteerde wegen verlopen. Een programma is meer een trektocht dan een vooraf precies uitgestippelde reis. De succesvolle programmamanager kan improviseren, durft verantwoordelijkheid te nemen om nog niet zo duidelijke paden in te slaan, vanuit de overtuiging dat hij daarmee de programmadoelen dichterbij brengt. Daarin laat hij ook moed zien, durft zijn eigen weg te kiezen en onorthodoxe oplossingen te vinden. Hij heeft daarbij een visie op hoe hij het traject wil invullen op een manier passend bij de opgave, maar ook bij zijn eigen stijl. Altijd weer rekening houdend met de context en de stakeholders van zijn programma. Dat vraagt werken vanuit een eigen visie. Een visie op de inhoudelijke opgave, maar vooral ook op de manier waarop de programmamanager zijn werk wil vorm geven. Hij heeft dus een beeld van wat voor hem een professionele aanpak is en kan dat overdragen aan de mensen om hem heen. Daarmee geeft hij richting aan het werk in het programma en inspireert mensen in het team om topprestaties te leveren.

Leiderschap en programmamanagement onlosmakelijk verbonden

Met het voorgaande  wil ik mijn overtuiging illustreren dat een succesvol programma vooral zijn basis vindt in persoonlijk leiderschap van de programmamanager. In organisaties is het steeds meer de uitdaging hoe je beweging kunt creëren, niet vanuit formele (machts-)posities, maar vooral in een proces van co-creatie, waarbij mensen in verschillende rollen met elkaar bereid zijn uitdagende opgaven op te pakken ten dienste van het realiseren van een gedeelde ambitie. Deze ontwikkelingen versterkt mijn overtuiging dat leiderschap en programmamanagement onlosmakelijk verbonden zijn.

Dit blog is een bijdrage van Jo Bos, kerndocent van de leergang Strategisch Programmamanagement. In het voorjaar van 2019 verschijnt zijn nieuwe boek ‘Leiderschap van de programmamanager’. Hierin staat de specifieke leiderschapsrol van de programmamanager centraal. Het persoonlijk leiderschap van de programmamanager is ook een belangrijk onderdeel van de leergang Strategisch Programmamanagement. Wilt u meer weten over de leergang? Download hier de brochure.