10 tips voor het organiseren van een innovation challenge

Een innovation challenge is een zeer effectieve wijze om kansen voor vernieuwing of verbetering in uw organisatie te ontdekken.  Het is een proces waarbij teams van medewerkers, soms in samenwerking met klanten, een idee bedenken verfijnen en presenteren voor beoordelaars, zoals de directie. Het ultieme doel is vaak funding voor de realisering van het idee te krijgen. Het gaat om een ”challenge” dus zal er ook sprake zijn van een competitie tussen teams. Dit geeft een creatieve spanning, een vriendelijke competitie tussen collega’s, die bevorderlijk zal zijn voor het creatieve resultaat.

Driedubbele oogst
Een goed georganiseerde innovation challenge heeft een driedubbele oogst: De eerste oogst is dat er nieuwe kansen ontstaan door de kennis en creativiteit van betrokken en gefocuste medewerkers. De tweede oogst is de verhoging van de betrokkenheid van medewerkers bij het innovatieproces. Er ontstaat fun, creatieve spanning en samenwerking rond een idee. Het maakt innovatie tevens laagdrempelig, want men ziet dat men kan bijdragen aan innoveren. Dat zal de motivatie om in de toekomst aan innovation challenges bij te dragen versterken. De derde oogst is dat een goed ingerichte innovation challenge de innovatiegerelateerde competenties van medewerkers versterkt. Men leert over het creatieve proces bij het genereren, selecteren en verfijnen van ideeën, en ook over het verkopen (”idea selling”) en pitchen van ideeën. In een latere fase komt daar eventueel nog bij: de competenties die nodig zijn voor het realiseren van ideeën.

10 Tips voor het organiseren van een Innovation Challenge
Ik heb vele van deze challenges ontworpen of mogen begeleiden. Uit mijn observaties van de meest succesvolle effectieve van deze challenges komen de volgende adviezen voort:

1. Zorg voor een duidelijke, spannende en betekenisvolle focus in de challenge. De kwaliteit van het resultaat is direct afhankelijk van hoe scherp de focus was geformuleerd. Vanzelfsprekend zal de focus van de challenge een voor de organisatie belangrijke problematiek, uitdaging of ambitie zijn. Wanneer dat vooraf duidelijk is, eventueel toegelicht door het topmanagement, voorkomt men niet-relevante bijdragen.

2. Wees duidelijk hoe deelnemers zich moeten voorbereiden op de challenge. Maak het zo laagdrempelig en transparant als mogelijk. Zeker in de eerste selectie. Liever een omschrijving van het idee op 1 pagina dan een al geheel uitgewerkt plan.

3. Maak een keuze in de vorm van de challenge. Zal het in fysieke vorm zijn, waarbij de deelnemers in een ruimte onder een tijdsdruk (de bekende ”24 hour challenge” ) met elkaar in competitie gaan? Of is de keuze voor een online omgeving, waarbij het voordeel is dat er een veel groter aantal medewerkers en/of klanten bij betrokken kan worden. Zo creëert IBM mega innovation challenges met haar Jam Events  IBM, waarbij zelfs op een gegeven moment 150.000 personen betrokken waren. Mijn ervaring is dat de fysieke vorm een hogere opbrengst heeft voor wat betreft de vergroting van de betrokkenheid met innovatie. Bij de virtuele ”ideasourcing” variant beschikt men echter wel over een immense denkkracht. Een combinatie van zowel de virtuele als de fysieke vorm is ook mogelijk.

4. Zorg voor diversiteit in de teams die meedoen. Rekruteer de deelnemers uit verschillende delen van de organisatie. Betrek zo mogelijk ook klanten, leveranciers of andere stakeholders. Het resultaat is een effectief proces van kennisdeling en kruisbestuiving, waaruit nieuwe combinaties van inzichten en ideeën kunnen voortkomen.

5.  Van John Keynes komt de gedachte dat het probleem vaak niet ligt in het genereren van nieuwe ideeën, maar in het kunnen ontsnappen aan de oude. Onderschat niet hoe deelnemers door hun bedrijfservaring soms sterk gekaderd naar een probleem kunnen kijken. Zorg er daarom voor dat ze over voldoende creatieve denktechnieken beschikken om deze kaders te kunnen doorbreken.

6.  Betrek zo mogelijk collega’s als interne mentors in het proces. De aanwezige organisatiekennis en – ervaring  wordt daardoor goed benut. En het leidt tot een beter begrip en verbindingen tussen collega’s. Dat maakt dat, zoals gezegd, de oogst van een innovation challenge breder is dan alleen de kansrijke ideeën. Involveer de HR afdeling hierin. Geef de deelnemers ook toegang tot andere aanwezige kennisbronnen in de organisatie.

7. Wees vooraf duidelijk wat het proces zal zijn na de innovation challenge. Wat gebeurt er met de gegenereerde ideeën en kansen?  Zullen de deelnemers bij de verdere polijsting en realisatie van de meest kansrijke ideeën worden betrokken? In sommige innovation challenges krijgt de winnaars een geldbedrag die ze moeten besteden aan de realiseren van het idee. In andere innovation challenges heeft een organisatie een soort marktsituatie of beurs gecreëerd waar men door een interne crowdfunding aan het geld voor de eigen ideeën moet zien te komen. De mooiste beloning die je medewerkers kunt geven is om hen te betrekken bij de verdere realisering van de ideeën die zelf hebben bedacht. Daarin uit zich het beste innovatiegericht leiderschap: Het wekken van het intern ondernemerschap bij medewerkers.

8. Laat de innovation challenge geen eenmaligheid zijn. Maak duidelijk hoe het past in het bredere innovatiebeleid van de organisatie. Presenteer dit brede overzicht al bij het begin van de challenge, zodat men hoe de Innovation Challenge bijdraagt aan de strategie van de organisatie.

9. Innovation Challenges hebben een marketingwaarde. Het geeft aan dat de organisatie innovatie hoog in het vaandel heeft staan. Het maakt de organisatie aantrekkelijker als werkgever. Besteedt dus ook voldoende aandacht aan de externe (en interne) communicatie hiervan. Betrek de marketingafdeling hierbij.

10. Innovation Challenges leiden tot veel positieve reuring en enthousiasme in een organisatie. Ga ervan uit dat na drie maanden erna deze positieve energie al weer is weggezakt. Daarom is het belangrijk ook op langere termijn te denken. Wat kunnen we na een aantal maanden doen om opnieuw de creatieve energie in de organisatie te stimuleren en te focussen op betekenisvolle doelen.

Dit blog is een bijdrage van prof.dr. Jeff Gaspersz. Jeff is auteur van het boek “Zo ontdek je innovatiekansen” en docent in de leergang Leiderschap in Management. Op donderdag 16 april 2020 gaat de eerstvolgende editie van de leergang Leiderschap in Management van start. Het proefcollege vindt plaats op donderdag 23 januari 2020. Download de brochure voor meer informatie of neem contact op met de studieadviseur Ronald Hellinga via telefoonnummer 088 556 10 57 of per e-mail: hellinga@aog.nl.