De invloed van Facility Management op de organisatiecultuur

Alumnus Mark Bokdam

Facility management is van invloed op cultuur binnen de organisatie en kan gebruikt worden om cultuur binnen organisaties te beïnvloeden.

“Naar aanleiding van een uitgevoerd onderzoek voor de Masteropleiding Facility Management & Vastgoed van AOG- School of Management is gebleken dat de “onderstroom” van organisaties (net zo / nog) belangrijk(er) is voor het optimaal laten functioneren van organisaties. De facilitaire organisatie speelt een belangrijke rol in de verbinding van de organisatie met haar mensen. De medewerkers  van de facilitaire organisatie voeren beleid uit en moeten dit uitleggen aan de mensen binnen de organisatie. Hiervoor moeten we onze facilitaire medewerkers in bescherming nemen, dat is een verantwoordelijkheid van de organisatie”.

Vanaf de introductie van het vakgebied Facility Management in Nederland (ongeveer 20 jaar geleden) zijn overwegend rationele principes aan de orde geweest. Er zijn grote stappen gezet om het vakgebied te professionaliseren. Zo zijn er Nen-normen ontwikkeld en er is heel veel onderzoek gedaan naar ketenintegratie en sourcingsvraagstukken. We wisten altijd al dat emotie ook een rol speelt. “Met dit onderzoek is studie gedaan naar de vraag of er een vraag/aanbod model (is er een facilitaire standaard te definiëren) waarbij er aandacht is voor de subjectieve posities die actoren betrekken. Met dit onderzoek is hele nuttige kennis toegevoegd aan het vakgebied van Facility Management / Service Management”, aldus Philip Wagner hoogleraar Global Economy & Governance aan de Inter-Continental University of the Caribbean op Curaçao en directeur van de Wagner Group in Groningen.

Binnen facilitaire organisaties is het heel herkenbaar dat men met regelmaat verzoeken binnenkrijgt om te voorzien in voorzieningen die gevoelsmatig disproportioneel zijn. Facilitaire organisaties bevinden zich veelal in negotiating environments. Dit vraagt om heldere en transparante kaders en skills van de medewerkers die de verzoeken in behandeling hebben.

Onderzocht is hoe dit mechanisme (de “onderstroom”) werkt en hoe daar vanuit de facilitaire organisatie op kan worden ingespeeld. De ontwikkelde theorie van Franklin Becker [1990] kan worden gebruikt om de facilitaire organisatie vorm te geven op een wijze die aansluit bij de organisatie. Becker baseert zich hierbij op de contingentietheorie, die als uitgangspunten hanteert (Galbraith, 1973):

• There is no best way to organize: “het kan zo, maar het kan ook anders”
• Any way of organizing is not equally effective: “niet iedere manier van organiseren leidt tot even goede resultaten”
• The best way to organize depends on the nature of the environment to which te organization relates: “de beste manier van organiseren hangt af van de aard van de omgeving waarin de organisatie zich bevindt”

Naast de vorm van organiseren dient positie ingenomen te worden op het gebied van waarde creatie en marktleiderschap.  Door positie in te nemen op het gebied van kostenleiderschap, productleiderschap of klantwaarde (Treacy &Wiersema, 1995) kan men “marktleider” worden. Als je marktleider wilt zijn dan moet je zorgen dat de klant tevreden is en dat je net iets meer doet dan dat de klant van je verwacht.

De kunst is dat er een “klimaat” georganiseerd wordt waarin sprake is van een gegunde winkelnering in plaats van een verplichte winkelnering.

De onderzochte thema’s (gedrag, patronen, cultuur, ongeschreven regels binnen organisaties en productiviteit) hebben veel indicatoren opgeleverd die van invloed zijn op cultuur binnen organisaties. Om de indicatoren bruikbaar te maken als afwegingskader voor de facilitaire organisatie is een interventieplan ontworpen. Het interventieplan is geconcretiseerd tot een “invul-tool” dat kan worden geïntegreerd in een Facility Management Informatie Systeem (FMIS). In de praktijk blijkt dat het model waardevol en bruikbaar is. Een doorontwikkeling van de “invul-tool” en vooral het gebruik en de evaluatie daarvan kan het interventieplan nog waardevoller maken dan dat het nu al is.

Het ontworpen afwegingskader is “op maat” te maken voor organisaties die daar behoefte aan hebben. Met behulp van het ontworpen afwegingskader wordt op een transparante wijze uitgelegd wat het vigerende beleid is. In plaats van direct de deur dichtgooien geven de mogelijkheid aan de “klant” om het vigerende beleid aan te passen als daar behoefte aan is. De klant is hierbij dan zelf aan zet!

Onderzoeker Mark Bokdam is in het dagelijks leven teamleider Service & Beheer bij Brandweer Twente. In 2012 is hij gestart met de 20e editie van de Masteropleiding Facility Management & Vastgoed van AOG School of Management. In juni 2014 is hij met positief resultaat afgestudeerd met de masterthesis: “Leuker kunnen we het maken, én transparanter”.